Herramientas para gestionar el tiempo y potenciar tu productividad

Alejandra Mastrangelo sabe cómo el uso de algunas herramientas para gestionar el tiempo puede potenciar tu productividad y ayudar a que esas inconquistables listas de trabajo, llamadas, responsabilidades y quehaceres sean más manejables. En una reciente sesión online del programa Step Up Plus del Red Shoe Movement la consultora en gobierno corporativo compartió prácticas tácticas sobre la gestión de tiempo que te resultarán muy útiles.

Mastrangelo es miembro del equipo de desarrollo del Modelo de Excelencia en la Gestión de Directorios y examinadora del Premio Nacional a la Calidad en la Gestión del Directorio Corporativo Excelencia Competitiva y el premio Nacional a la Calidad FUNDECE/IPACE; miembro y cofundadora de la Cátedra de Gobierno de las Organizaciones; socia fundadora de la Asociación Civil IGEP (Instituto de Gobernanza Empresarial y Pública); miembro de Women in Compliance; y miembro de la red de la Fundación FLOR.

Herramientas para gestionarl el tiempo- Photo Credit- Eden Constantino-Unsplash

La directora independiente, coach ontológica y entrenadora de directores de empresas familiares utiliza este triple enfoque en sus contribuciones a la profesionalización de juntas directivas, sus miembros, accionistas y nuevas generaciones de directores familiares y no familiares. Además, Alejandra fue responsable de llevar el Red Shoe Movement a la Argentina hace unos años, y se ha convertido en un invaluable miembro de nuestra comunidad.

A lo largo de una carrera que inició desde muy joven, Alejandra se ha enfrentado a distintos desafíos a través de los cuales siempre ha intentado mejorar la gestión y la administración de tiempo.

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Herramientas para gestionar el tiempo segun Alejandra Mastrangelo

Herramientas para gestionar el tiempo

Matriz de Eisenhower

Con esta matriz, puedes organizar todas tus tareas en un cuadrante dependiendo de su urgencia e importancia (importante/urgente, importante/no urgente, no importante/urgente, no importante/no urgente). Así, podemos dividir las tareas de un día dependiendo de qué se necesita ahora mismo, qué puede esperar, qué podemos delegar, e incluso, qué podemos dejar para momentos de procrastinación.

Alejandra pregunta, “¿Cuántas cosas estamos haciendo que son urgentes y no son importantes?” Es decir, ¿cuántas tareas no urgentes están tomando el tiempo de cosas que hubieran podido esperar? ¿Y cómo asegurarse de que estamos dejando suficiente espacio para todas esas tareas imprevistas que además son urgentes e importantes?

“En la facultad se llevó por muchos años una encuesta de la gestión del tiempo del gerente general y se determinó que solamente el 50% de la agenda de un gerente general tenía que estar planificada”. De acuerdo con su experiencia, Alejandra ha encontrado que, para muchos de sus clientes, aproximadamente 30% de la agenda se pierde en temas no urgentes y no importantes, o urgentes, pero no importantes.

Preguntarse qué es lo más importante cada día ayuda a definir las tres tareas más trascendentales (y urgentes) del día, pero también esos proyectos importantes y no urgentes a los que podrá dedicar un poco más de tiempo. “¿Por qué? Porque si no trabajamos en el cuadrante de importantes/no urgentes no estamos pavimentando nuestro futuro.”

Matriz de impacto y riesgo

Algunas de las asistentes a la sesión querían saber cómo se puede determinar qué tareas son verdaderamente urgentes e importantes, y cuáles son urgentes, pero pueden esperar. La matriz de impacto puede ayudarte a determinar cómo estás utilizando tu tiempo qué impacto tendrá en el resto de tus tareas. “A partir de la matriz de impacto puedes determinar si [delegar o no tareas] viene con un riesgo financiero, si es un riesgo operacional, si es estratégico, o regulador. Debes preguntarte, ¿Qué es más importante para mí?”

Siempre hay alguien que disfruta hacer eso que no queremos hacer y delegar estas actividades puede dejarnos con algo de tiempo extra. Con tan solo delegar una tarea de 10 minutos al día, o dejar de hacer algo durante 10 minutos al día, se podrían recuperar siete días laborales (de 8hrs cada uno) al año. “Es duro lo que les digo,” dice Alejandra, sin embargo, asegura que darse cuenta de esto ha ayudado a que sus clientes se den cuenta del tiempo que pierden en apps como TikTok o Instagram.

“Entonces, muchachas, veamos dónde estamos invirtiendo nuestro tiempo, es un recurso no renovable”, advierte. “Una vez perdido no se recupera más”.

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Herramientas para gestionarl el tiempo- Photo Credit- Marissa Grootes-Unsplash

Matriz RACI

En el tema de asignar tareas hay una matriz que se llama la matriz RACI (por sus siglas en inglés Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Esta herramienta, usualmente empleada para dar seguimiento a los roles de cada miembro de un equipo durante un proyecto, también puede utilizarse para organizar tu tiempo y asegurarte que tú, y la gente a tu alrededor, están cumpliendo con sus responsabilidades.

Alejandra de nuevo destaca la importancia de no solo saber quién es responsable de qué tarea, sino de conocer cuál es tu sistema de soporte. ¿En quién te puedes apoyar? ¿Con quién cuentas? ¿Sabes delegar aquellas cosas que no necesariamente tienes que hacer tú?

Método Pomodoro

Francesco Cirillo creó este método a finales de los años 80, utilizando un temporizador de cocina con forma de tomate (pomodoro) para organizar su horario de estudio. Después de experimentar con distintos tiempos, Cirillo decidió que sesiones (o pomodori) de 25 minutos, con descansos de 5 minutos, le permitían concentrarse en terminar sus tareas sin interrupciones.

“Él lo que hacía es concentración plena, o sea, arranco 25 minutos y no atiendo teléfono, no hago nada, solamente me concentro en esto”. Esto, dice Alejandra, entrena a nuestros cerebros a concentrarse durante más tiempo en una sola tarea. “Hay muchos truquitos en el método pomodoro que podrían empezar a utilizar para tener bloques sólidos de concentración plena”.

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Tablero de Kanban

Un tablero Kanban es una herramienta que proporciona un sistema visual para gestionar el tiempo y las tareas de una persona o un equipo, así como los flujos de trabajo. Puede ayudar a optimizar tareas y evitar la saturación de trabajo, permitiendo que consultes rápidamente dónde te encuentras en distintos proyectos. Este tipo de tableros puede ser analógico, hecho en un pizarrón o tablero, o digital. Existen varias aplicaciones, incluyendo la favorita de Alejandra, Trello.

“[Cuando utilizan] esta metodología las personas van corriendo el papelito de un lado al otro hasta que terminan todas las opciones. Una de las herramientas que uso es la plataforma Trello, pero hay muchísimas, y lo que hacen es organizar, asignar tareas.” Trello te ayuda a asignar tareas, dividirlas en pasos, establecer mecanismos de seguimiento y, al terminar todo, tendrás un historial digital de cada paso y proyecto. “No hay que reinventar la pólvora, hay que utilizar todas las aplicaciones que te sirvan”.

Herramientas para gestionar el tiempo

8 puntos que recordar

1. Identifica tus horas más productivas del día.
2. Haz un registro de cómo utilizas tu tiempo.
3. Deja tiempo en la agenda para los imponderables. Sobre todo, para aquellas cosas importantes y urgentes que no puedes anticipar.
4. Anota tus ideas, aunque no sean urgentes, así podrás regresar a ellas.
5. Aprovecha de manera deliberada el tiempo que pasas en tráfico, transporte público, o haciendo tareas caseras.
6. Aprende a delegar tareas. Especialmente las que no te gustan o podría hacer mejor alguien más.
7. No olvides insertar bloques de descanso entre bloques de alta concentración.
8. El tiempo es un recurso no renovable. Asegúrate de aprovecharlo al máximo.