5 consejos para mantener la calma cuando las cosas no salen como esperabas

¿Qué haces cuando la peor tormenta de nieve del mes de noviembre en la historia de Nueva York cae el día de tu evento de desarrollo de liderazgo? ¡Te las ingenias para salir adelante! Aquí te doy algunas ideas sobre cómo mantener la calma cuando las cosas no salen como esperabas.

La nieve ya se había acumulado en el suelo y caía a gran velocidad cuando mi equipo y yo estábamos llegando al edificio de WarnerMedia en Columbus Circle. Tratamos de esquivar los charcos que se estaban formando rápidamente en la acera mientras manteníamos la cabeza baja para evitar arruinarnos los peinados. No fue fácil.

La peor tormenta de nieve en golpear a la ciudad de Nueva York en noviembre tomó por sorpresa a una ciudad acostumbrada a este tipo de evento climático. Y, por supuesto, tuvo que caer el día en que celebramos “Celebrating True Inclusion Stars” con un cóctel de recepción y una ceremonia de entrega de premios.

Era la noche previa a nuestro séptimo RSM Signature Event y estábamos honrando a los líderes que habían ganado los premios Salón de la Fama y Red Shoe Leader durante el 2018. Los invitados venían de Europa, y todo el continente americano desde Canadá hasta Argentina. Afortunadamente, los extranjeros había aterrizado justo antes de la tormenta. El mayor problema fue llegar al lugar del evento desde sus hoteles y sus casas.

Como puedes imaginar, ese día decenas de invitados me bombardearon con mensajes y llamadas porque habían quedado atrapados en la carretera o no lograban conseguir un taxi. Y al final de cuentas hubo desde homenajeados hasta miembros de nuestro equipo con importantes roles en el evento que no pudieron asistir. Fue uno de esos momentos en que tu paciencia y tu habilidad para resolver problemas se ponen a prueba. Y también una oportunidad concreta para practicar tu presencia ejecutiva.

Cynthia Hudson, SVP & General Manager CNNE nos da una cálida bienvenida

Claves para mantener la calma cuando las cosas no salen como esperabas

1Ten una persona de suplente para cada rol clave

Como es de esperar cuando organizas un evento de esta envergadura, los desafíos de último minuto son la norma. El día antes de los premios, por poco perdemos a nuestro Maestro de Ceremonias que no se sentía bien. Mientras buscábamos ansiosamente un reemplazo (y, afortunadamente, encontramos uno) nos volvió a llamar para informarnos que estaba mejor y que estaba seguro de que estaría bien para ejercer su rol durante los próximos dos días. Pero la verdad es que ni siquiera habíamos pensado en tener alguien que pudiera reemplazarlo en caso de emergencia. Y eso fue un gran error. Debes tratar tu evento de liderazgo (o cualquier otro evento o conferencia que estés organizando) como los productores de teatro tratan cada obra. Tienen suplentes preparados para cada actor principal.

Nuestros aliados lucieron sus accesorios rojos en muestra de apoyo al crecimiento profesional de la mujer.#RedTieTuesday

2Capacita a los miembros de tu equipo para que desempeñen más de un rol

Algunas de las “pérdidas” más importantes que experimentamos como resultado de la tormenta fueron entre nuestro propio personal. No supimos sobre estas ausencias hasta el último minuto, ya que estaban tratando de llegar a nuestra localidad y se quedaron estancados durante varias horas en la carretera. Por lo tanto, fue necesario tomar una decisión en ese mismo momento. Les dijimos que regresaran a casa a salvo mientras nosotros re asignamos su responsabilidad a otra persona.

Ahora, ¿cómo puedes hacer esto si nadie más conoce la tarea en cuestión? Teníamos un equipo grande que sabía qué se esperaba del evento y de cada persona. Todos tenían una idea general de lo que le tocaba hacer a cada uno de los otros integrantes del equipo. Así que fue relativamente sencillo delegar los roles a diferentes personas en ese mismo momento.

Para mantener la calma cuando las cosas no salen como esperabas, prepara a tu equipo con antelación.

3Prepara guiones para tantos roles como puedas

No te sugiero que te conviertas en una micromanager. Pero cuando organizas una conferencia profesional hay ciertos aspectos clave que deben ser programados y guionados. Por ejemplo los comentarios que cada integrante de tu equipo hará en el escenario, las biografías de los participantes clave y el orden en que fluirá el programa. Cuanto más puedas escribir, más fácil será proporcionar el guión a alguien que tenga que reemplazar rápidamente a otra persona.

Nuestros premiados contribuyeron a ayudarnos a mantener la calma improvisando sus propios agradecimientos cuando, como en el caso de Ilya Espino de Marotta, COO del Canal de Panama, había dejado su “speech” en el hotel.

4Usa el humor para fomentar empatía contigo y con la situación

Recurrir al humor cuando las cosas no salen como esperabas es una de las mejores tácticas para mantener la calma bajo presión. Ser transparente sobre lo que está sucediendo y lo no está saliendo como planeabas fomenta la empatía y, como resultado, genera paciencia. Te ayuda a conseguir que la gente se relaje y afloje sus exigencias.

Por ejemplo, como la tormenta demoró a algunos de nuestros homenajeados, tuvimos que cambiar el orden en que subían al escenario para recibir su premio y decir algunas palabras.

Sin embargo, el equipo de tecnología ya había subido las imágenes a su sistema con antelación en formato PDF por lo cual no se podía cambiar el orden original. Así que, cambiamos el orden de los carteles con los nombres de los ganadores que pegamos en los asientos para que reflejaran el orden en que cada homenajeado debía subir al escenario. Pero no pudimos cambiar el orden de las imágenes proyectadas en una pantalla tamaño cine. Tuvimos que jugar con el clicker avanzando y retrocediendo las imágenes para encontrar al homenajeado correcto. Y como este trabajo me tocó a mí, hice bromas como: “Retrocediendo en el tiempo, ahora llamamos x” o “Y ahora, ingresamos a la máquina del tiempo otra vez y avanzamos hacia y …” Involucrar a la audiencia en la broma ayuda a mantener la situación en perspectiva y minimiza los contratiempos en tu presentación perfectamente planificada.

Incluso una de las directoras de nuestro evento, Teresa Correa, abrió la ceremonia de entrega de premios diciendo que la tormenta de nieve demostró el poder del Red Shoe Movement para brindar a los huéspedes una verdadera experiencia neoyorquina.

Marcelo Fumasoni, ejecutivo de Novartis, es uno de los aliados más consistentes. Todos los martes luce sus zapatos rojos #RedShoeTuesday

5Mantente presente con los que están presentes 

En muchos eventos a los que he asistido, observé una reacción bastante común cuando ocurre algo inesperado (como una tormenta de nieve) y muchos de los que habían confirmado no llegan. Los organizadores se pasaron una cantidad excesiva de tiempo quejándose de los que no estaban. En realidad, uno siempre debe crear el mejor evento para la gente que sí llegó. Y en lugar de malgastar energías descontando a la audiencia que tienes enfrente, debes ser amable y mostrarte agradecida por su presencia. Eso es lo que siempre hacemos y esta vez no fue diferente. Aunque, sorprendentemente, alcanzamos los números que esperábamos, podríamos haber tenido muchos más participantes si el clima hubiera colaborado.

Entonces, reconocimos los infructuosos esfuerzos que muchos habían hecho para sumarse al evento y lo dejamos así. El resto de la noche nos enfocamos en hacer que nuestros huéspedes pasaran un momento maravilloso.  Sí, es cierto. Este post es sobre un evento profesional y una tormenta de nieve. Pero muchos de estos consejos funcionan para cualquier otro tipo de situación cuando necesitas mantener la calma en momentos de alta presión. Cuando tienes una fecha límite aparentemente imposible de cumplir, cuando te enfrentas a cualquier tipo de crisis relacionadas con el trabajo o con tu vida personal. Prepararte para ello, usar el humor y rodar con los golpes es una estrategia que siempre funciona a su favor.

Gladys Bernett de USF, Ciudad del Saber, Panamá, recibe su premio. Recuerda que a veces la mejor manera de mantener la calma cuando las cosas no salen como esperabas (a pesar de toda tu planificación) es compartir la situación con tu audiencia para fomentar empatía.