Comunicación Efectiva por Email: 3 Consejos Clave

Dedicamos un mínimo 13 horas por semana en leer, escribir y responder emails. ¿Cómo podemos optimizar el tiempo para dedicarnos más a nuestra tarea específica?

La comunicación efectiva por Email es una puerta al éxito en tu carrera profesional. Pero ten en cuenta que para mantener una comunicación asertiva por mail no basta con redactar bien. Es fundamental generar correos electrónicos eficaces que logren el objetivo planteado y te devuelvan respuestas puntuales y concretas.

Comunicación efectiva por email: El mensaje siempre debe llegar a destino

El mensaje siempre debe llegar a destino

Conoce los secretos de un intercambio eficaz.

Primer consejo de comunicación efectiva por Email

Cuando tengas que enviar o responder un correo electrónico identifica tu objetivo y a quién te diriges.

Es decir define:

a) Si tu intención es generar, responder, informar o influenciar.
b) Si el destinatario te conoce personalmente, si es alguien formal, si te comunicas con él frecuencia, si lo envías por primera vez o es en respuesta a un correo que recibiste. Si lo diriges a un superior, a un compañero, a un cliente, o a una sección y no sabes quién será el receptor.

Lo que te recomiendo es que siempre hagas de un mail, un medio de comunicación personalizado. Cuando abrimos un correo electrónico nuestra expectativa es que se dirijan a nosotros con nuestro nombre escrito correctamente.

Una de las reglas de oro para escribir correos electrónicos eficaces es responder al acrónimo YAMQ (“¿Y a mí qué?”), versión en español de la sigla anglosajona WIIFM (“What´s in it for me?”). Para lograrlo, te sugiero hablarle a tu destinatario en la forma más directa posible. ¿Cómo? Informándole:

  • Qué le ofreces
  • En qué lo beneficias
  • En qué mejoras su trabajo o su vida

Leer un mail esperando que te hablen sólo a ti es un patrón universal de conducta.

Aunque tengas que enviar una serie de mails o una campaña: personaliza cada correo, uno por uno. Para eso, existen innumerables programas y aplicaciones que lo harán por ti en forma automática, Constant Contact y MailChimp son los más populares.

La comunicación efectiva por Email siempre es personalizada Photo Credit: SendBlaster

La comunicación efectiva por Email siempre es personalizada Photo Credit: SendBlaster

Segundo consejo de comunicación efectiva por Email: Oprime tu propio botón de STOP

Muchas veces terminamos de leer un mail y clickeamos responder en forma automática, tal vez sin habernos detenido a pensar qué o cómo lo queremos escribir exactamente. Esto no representa ningún problema, excepto que, también, clickeemos inmediatamente enviar en forma automática.

Nunca respondas un mail por impulso | Comunicación efectiva por Email 3 consejos clave

Nunca respondas un mail por impulso Photo Credit: TiendaNube.com

Para lograr una comunicación efectiva por E-Mail necesitas responder los correos electrónicos con máxima eficacia. Te sugiero que tengas los siguientes cuidados:

1. Léelo más de una vez antes de responderlo.
2. No te quedes con la primera respuesta que escribiste en forma automática. Si bien la información puede ser acertada, tal vez el modo o el estilo no lo sean. O quizá pueda prestarse a alguna confusión. Por lo tanto:

  • Chequea que tu mensaje sea claro, conciso y directo.
  • Haz todas las correcciones ortográficas y de tipeo que consideres necesarias.
  • Si es un mail muy importante y tienes la posibilidad, no lo envíes el mismo día que lo escribiste.
  • Si eso no es posible, haz una pausa antes de mandarlo: sal de tu escritorio u ocúpate de otro asunto. Olvidarte del tema y volver a leerlo “en frío” te va a ayudar a verlo y analizarlo desde otro ángulo.

Tercer consejo de comunicación efectiva por Email: Ten las respuestas a estas preguntas antes de enviar un correo electrónico.

Considera el punto de vista del otro para una comunicación efectiva por email

Considera el punto de vista del otro para una comunicación efectiva por email Photo Credit: Estampas.com

Los siguientes detalles aumentarán tu efectividad en la comunicación y reflejarán una alta solvencia profesional.

El éxito de nuestra carrera profesional depende de algunos aspectos puntuales en la comunicación escrita que debemos tener en cuenta. Si quieres lograr una comunicación efectiva por E-mail, antes de enviar uno, te sugiero que te respondas a ti misma algunas preguntas básicas:

  • ¿Sé cuál es el propósito principal de mi mail: informar o influenciar? ¿Logro transmitirlo?
  • ¿Me puse en el lugar de mi lector y tuve en cuenta su punto de vista?
  • ¿Incluyo una frase clave que reúna y exprese en forma concisa qué quiero lograr de mi destinatario?
  • ¿Introduje toda la información imprescindible? ¿Descarté toda la superflua o redundante?
  • ¿El mensaje quedó organizado en forma lógica, clara, consisa y directa?

Si alguna de tus respuestas fue no, te propongo que releas tu mail haciendo foco en el ítem a mejorar. Ten en cuenta que una vez que el mensaje llegó a destino ya no podrás modificarlo.

Para lograr una comunicación efectiva por E-mail es muy útil invertir tiempo en corrección.

Ya se trate de un mail, una newsletter, un folleto o una novela, mi fórmula de tiempo de dedicación es: 1/3 de redacción + 2/3 de corrección.

Invertir tiempo en personalizar la comunicación con tus destinatarios te ayudará a establecer vínculos más cercanos y a fidelizar a los lectores de tus correos. Aprovecha cada oportunidad de contacto para demostrar tu excelencia.

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Betina Bensignor

Betina Mariel Bensignor es redactora y periodista de investigación. Autora, entre otros, del libro "Qué es la Ley de Atracción" y coach de escritura de autores en la redacción de sus libros. Dicta clases de Redacción Publicitaria en la Universidad de Palermo, Buenos Aires. Coordina Talleres de Escritura Creativa y de Comunicación Efectiva.

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